Văn hóa giao tiếp qua email giúp bạn thành công trong công việc

Hiện nay, trong hầu hết các công việc đều sử dụng Email để trao đổi thông tin nội bộ hay với đối tác/khách hàng của mình. Do đó, việc sử dụng email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh cá nhân, doanh nghiệp mang lại thành công và sự thăng tiến sự nghiệp của bạn.

Một email chỉnh chu mang tính chuyên nghiệp sẽ khiến người khác cảm nhận được sự tôn trọng và muốn làm việc với bạn hơn giúp bạn tạo được ấn tượng với khách hàng/đối tác, đôi khi còn quyết định đến sự thành công trong một thương vụ nào đó. Thế nhưng, không phải ai cũng có thể nắm rõ văn hóa giao tiếp qua email để tạo nên dấu ấn riêng cho mình. Để có thể viết được Email chuyên nghiệp, tránh mắc lỗi sai từ nội dung đến hình thức, các bạn hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp và có văn hóa nhé!

Đặt tên email chuyên nghiệp

Nếu là Email cá nhân bạn nên lưu ý đến tên Email của mình, bởi đây chính là yếu tố đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, tránh sử dụng các Email tùy tiện, không nghiêm túc, quá trẻ con như cobematnai@..., hoangtumongmo@... Thay vào đó hay sử dụng tên Email chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng tên của mình để đặt tên như thao.nguyen@...,

Tiêu đề Email rõ ràng

Hàng này, mỗi chúng ta đều nhận được rất nhiều Email từ nhiều người, do đó tiêu đề Email sẽ giúp người nhận thư biết được biết rõ vấn đề chính trong nội dung email, tránh nhầm lẫn với nhiều thư tương tự, đây có thể coi là yếu tố quan trọng khiến người nhận thư nhìn thấy đầu tiên và quyết định mở thư hoặc xóa đi.

Một tiêu đề email chuẩn, chuyên nghiệp nên ngắn gọn, rõ ràng, súc tích thể hiện được nội dung của Email, tránh những từ ngữ mang tính chất quảng cáo như: miễn phí, quảng cáo,.. sẽ rất dễ bị đánh giá là spam. Tùy theo nội dung thư hay ngôn ngữ sử dụng mà chúng ta có thể đặt những tiêu đề phù hợp giải thích đầy đủ nội dung email, gây ấn tượng và thu hút được người đọc. Chẳng hạn nếu bạn gửi email ứng tuyển cho công việc mới thì có thể viết tiêu đề: [Vị trí]_[Họ và Tên]. Ví dụ: Nhân viên DIGITAL MARKETING_Nguyễn Văn A.

Cấu trúc email

Trong phần nội dung này bạn cần đảm bảo 3 phần chính: lời chào mở đầu, nội dung và kết thúc. Tùy vào mỗi đối tượng, mục đích gửi Email bạn nên có những cách bắt đầu, kết thúc, cũng như cách thể hiện nội dung thư sao cho phù hợp và chuyên nghiệp nhất.

Chào hỏi người được nhận thư

Một bắt đầu tốt sẽ thể hiện lịch sự và tôn trọng của bạn giúp để lại một ấn tượng tốt với người nhận thư. Một Email không có lời chào thường sẽ khiến người đọc mất cảm tình. Tùy theo tình huống cụ thể, đối tượng nhận thư và mức độ thân thiết của bạn với người đó mà có bạn có thể có cách chào hỏi khác nhau từ gần gũi đến trang trọng, tuy nhiên hãy luôn luôn tỏ ra chuyên nghiệp từ những điều nhỏ nhất.

Ví dụ: Dear anh/ chị…, Xin chào anh/chị…, Kính gửi anh/chị…

Nội dung Email

Nội dung của email là nội dung chính mà bạn muốn trao đổi, giao tiếp. Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ nội dung muốn truyền tải để người nhận thu có thể tiếp nhận chúng một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất. Không nên viết quá lan man, dài dòng, viết hoa, viết tắt lung tung,  bạ nên sử dụng font chữ dễ nhìn và cỡ chữ phù hợp (các loại thông dụng như Time new roman, Arial,…). Phong cách bạn sử dụng để viết email ảnh hưởng đến hiệu quả email, do đó ngôn từ, hình thức sử dụng phải lịch sự và tôn trọng người nhận email.

Khi soạn thảo nội dung Email bạn nên luôn luôn phải kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm để kiểm tra chính tả hay các lỗi trong quá trình soạn thảo hoặc đánh máy. Một khi sai chính tả, có vấn đề gì về hiển thị văn bản sẽ để lại một ấn tượng xấu khiến bạn bị “mất điểm” trong mắt người nhận thư.

Kết thúc

Việc kết thúc của email cũng rất quan trọng. Cuối thư bạn nên gửi lời cảm ơn chân thành và sau đó là lời nhắc về việc phản hồi của người nhận email, đồng thời bạn cũng nên gửi một lời chúc để tăng tình cảm, sự chân trọng.

VD:

“Cảm ơn chị Hoa đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi sớm từ chị. Nếu cần thêm thông tin gì chị hãy liên hệ cho em qua số điện thoại hoặc phản hồi trực tiếp qua email này.

Chúc chị một ngày tốt lành!

Trân trọng cảm ơn.

Chữ ký cuối thư

Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng, thể hiện thông tin cá nhân và liên hệ của bạn như: họ tên, email, số điện thoại, website công ty.... giúp người nhận dễ dàng hơn trong việc phản hồi. Chữ ký càng rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi lập chữ kỹ Email bạn cũng nên lưu ý đến phông chữ, màu sắc, kích thước hình ảnh,… để tăng tính chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn.

Chèn ảnh hoặc đính kèm tập tin

Khi gửi hình ảnh hoặc đính kèm tập tin bạn cũng nên lưu ý đến kích thước, dung lượng khi đính kèm theo văn bản. Bạn nên sử dụng file .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh), đồng thời phải đặt tên file đính kèm để người nhận dễ theo dõi và phân biệt.

Đọc kỹ lại Email và nhập địa chỉ sau cùng

Hãy kiểm tra lại tất cả các nội dung của email trước khi nhập email của người nhận giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có như lỡ tay bấm gửi khi chưa hoàn thành nội dung văn bản khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, do đó hãy đọc kỹ Email và nhập địa chỉ sau cùng. Tính thận trọng  là yếu tố giúp bạn tạo ra sự chuyên nghiệp cho chính mình.

Lưu ý khi gửi Email cho người khác bạn hãy cân nhắc xem những ai cần đọc email của bạn trước khi gửi nó đi và lựa chọn 1 trong 3 phần To, cc và Bcc khi điền địa chỉ email để gửi cho người nhận.

Lời kết

Một Email được soạn thảo tốt sẽ tăng tính chuyên nghiệp và thiện cảm khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn hợp tác với bạn nhiều hơn. Do vậy, bạn cũng nên quan tâm đến việc sử dụng email để xây dựng hình ảnh của bạn và doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp nhất tạo ấn tượng với người khác ngay từ lần đầu tiên. Một email được soạn thảo tốt sẽ mang tính chuyên nghiệp, khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn làm việc với bạn hơn. Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết, các bạn sẽ có những điều bổ ích trong việc hoàn thiện kỹ năng viết email của bản thân và trở nên chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.