3 cách giúp bạn giải quyết nhiều việc cùng một lúc

Trong cuộc sống, cũng như công việc hằng ngày, chắc chắn sẽ có lúc bạn phải làm nhiều việc cùng lúc (Multitask) để hoàn thành công việc của mình cho kịp deadline. Trên thực tế, khi làm nhiều việc cùng một lúc sẽ rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng công việc và làm giảm năng suất công việc, bởi não bộ của chúng ta rất khó để xử lý quá nhiều thông tin trong cùng một thời điểm. Khi làm nhiều việc cùng lúc, bạn phải liên tục chuyển đổi công việc với nhau, việc này chưa hoàn thành xong đã nhảy sang việc khác, khiến bạn không thể tập trung hoàn toàn vào bất kì việc gì, và tất nhiên bạn sẽ tốn nhiều thời gian, dễ mắc sai sót, trở nên mệt mỏi và căng thẳng hơn mà công việc lại ngày càng thêm chồng chất, không thể hoàn thành trọn vẹn được.

Cuộc sống ngày càng cạnh tranh gay gắt khiến chúng ta buột phải làm việc nhiều hơn với khối lượng công việc lớn. Tuy nhiên, thay vì tự ép buộc bản thân phải chịu quá nhiều áp lực, cố gắng làm quá nhiều nhưng kết quả nhận được lại không như mong muốn, hãy lựa chọn cho mình cách làm việc thông minh để mang lại hiệu suất cao nhất và hoàn thành tốt công việc của mình. Đâu phải lúc nào “bận rộn” cũng mang lại hiệu suất cao. Hãy cùng tìm hiểu 5 cách để bạn có thể giải quyết nhiều việc cùng một lúc (Multitask) tốt hơn!

1. Đặt mục tiêu phù hợp, làm những việc quan trọng trước

Xây dựng mục tiêu phù hợp, sắp xếp công việc chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai, tiến hành từng việc theo từng giai đoạn, trong khoảng thời gian nhất định để đảm bảo hoàn thành tốt công việc. Hãy liệt kê hết mọi công việc, đánh giá theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, khẩn cấp, sau đó thiết lập phù hợp với các khoảng thời gian tương thích nhất và sắp xếp lại thành một quy trình cụ thể để có thể hoàn thành tất cả các công việc trong thời gian ngắn.

Bạn cũng có thể áp dụng theo Ma trận Eisenhower, để sắp xếp các công việc dựa trên tầm quan trọng, khẩn cấp để có thể quản lý công việc và thời gian hiệu quả:

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

Sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn chủ động, tập trung hơn và tránh khỏi sự xao nhãng trong quá trình làm việc. Khi đó, bạn sẽ quản lý tốt thời gian hơn khi làm nhiều công việc cùng một lúc, biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể làm sau và có thể vạch trước kế hoạch cho các mục tiêu sắp tới của mình. Điều này còn giúp bạn có thêm nhiều động lực cũng như đảm bảo công việc đúng tiến độ và thúc đẩy quá trình phát triển sự nghiệp, từ đó đạt được thành công trong tương lai.

2. Quản lý tốt thời gian

Để làm nhiều việc bạn cần phải thời gian tốt quỹ thời gian của mình. Một ngày chúng ta đều chỉ có 24 giờ, do đó muốn xử lý hiệu quả công việc, bạn cần biết rõ quỹ thời gian mà bạn cần dành cho từng nhiệm vụ. Quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn tăng hiệu quả công việc, loại bỏ những hoạt động không cần thiết và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Bên cạnh đó, để có thể trở thành một người đa nhiệm hiệu quả, bạn cần tránh trì hoãn, vì chỉ cần bạn bỏ bê hay không hoàn thành đúng tiến độ sẽ kéo theo các công việc khác bị trì trệ theo gây lãng phí thời gian.

Dù làm việc ở nhà hay trong văn phòng bận rộn, các bảng tin hay thông báo của Facebook, Instagram, email spam, tin nhắn tổng đài,... luôn khiến chúng ta xao nhãng với công việc, nó luôn là kẻ thù khiến chúng ta mất tập trung vào công việc của mình. Do đó, bạn cần chủ động tránh những yếu tố khiến công việc của mình bị gián đoạn giữa chừng, hãy chắc chắn rằng bạn đã tắt chuông điện thoại, tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh để có thể thoải mái làm việc với hiệu suất cao nhất, đảm bảo thời gian và tiến độ của công việc.

Đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân để cố gắng hoàn thành tất cả các công việc một cách liên tục. Hãy dành thời gian để nghĩ giải lao để nạp năng lượng, đảm bảo sức khỏe giúp bạn quay trở lại công việc với trạng thái tốt nhất và thúc đẩy sự sáng tạo trong công việc. Cân đối thời gian và sức khỏe sẽ giúp bạn dễ dàng có được cuộc sống mà mình mong muốn.

3. Rèn kỷ luật cá nhân

Thành công luôn đến với những người biết tự kiểm soát chính bản thân mình. Nghiêm túc trong công việc, biết sắp xếp tư duy suy nghĩ của mình một cách kỷ luật thì con đường đi đến thành công sẽ rộng mở hơn. “Kỷ luật là cầu nối giữa mục tiêu và thành tựu” - Jim Rohn. Việc rèn luyện tính kỷ luật qua những thói quen nhỏ cũng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt năng suất, hiệu quả công việc của mình, cũng như trở nên thành công và hạnh phúc.

Việc hôm nay, đừng để ngày mai. Trì hoãn là sát thủ của thời gian. Xây dựng thói quen lập kế hoạch sẽ giúp bạn luôn ý thức được mục tiêu mình muốn hướng đến, từ đó thúc đẩy bạn phấn đấu và phát triển bản thân. Biết kỷ luật bản thân, hình thành nên những thói quen tốt giúp chúng ta đạt được những thành công trong công việc và cuộc sống. Điều này sẽ tạo ra cho bạn nhiều sự hào hứng và động lực hơn, chống lại những thói quen xấu, tránh xao nhãng trong công việc và sa đà vào những thú vui thường ngày làm hạn chế sự phát triển của bản thân.

Trong cuộc sống không có điều gì là dễ dàng, để có được thành công bạn buộc phải có mục tiêu, và kế hoạch hành động chi tiết cụ thể. Kế hoạch càng chi tiết, con đường bạn đi càng rõ ràng. Tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn có thêm nhiều bài học hữu ích và thuận lợi bước đi trên đường thành công của riêng mình.